RÔLE HUMAIN
La décision reste maîtrisée.
Les équipes valident les données extraites, étudient la faisabilité, calculent le prix et approuvent toute offre envoyée au client.
RFQ Inbox · SOLUTION WYNEA
Automatiser le traitement des RFQ
Chaque RFQ est transformée en dossier structuré avec les informations clés, les pièces utiles et les personnes à prévenir.
PROBLÈME À RÉSOUDRE
Les demandes de prix arrivent avec des PDF, plans, tableurs, références et pièces jointes qu'il faut ouvrir, comprendre, classer puis distribuer manuellement.
Le projet n'est lancé que si le gain attendu peut être expliqué et suivi.
LE PARCOURS À ORGANISER
RFQ Inbox transforme les demandes de prix reçues par email en dossiers plus faciles à examiner. L'automatisation classe les pièces et prépare les informations attendues avant la revue technique et commerciale.
COMMENT ÇA S'INSÈRE
01Email reçu
02Pièces jointes lues
03Données extraites
04Dossier créé
05Routage
06Brouillon préparé
SITUATIONS CONCERNÉES
Des frictions concrètes à traiter.
- Les demandes contiennent plusieurs formats de pièces jointes.
- Les références et quantités doivent être ressaisies.
- Le bon interlocuteur dépend du produit ou de la zone.
- Le statut d'une demande devient difficile à retrouver.
POUR QUI
CE QUI PEUT ÊTRE AUTOMATISÉ
Un périmètre défini avec vos équipes.
- 01Détecter une nouvelle demande de prix dans la boîte prévue.
- 02Rassembler le message et ses pièces jointes.
- 03Extraire les champs convenus lorsque le document le permet.
- 04Créer un dossier de travail structuré.
- 05Router le dossier et signaler les informations manquantes.
INTÉGRATION
Partir de l'existant.
Le système s'appuie sur les boîtes mail, espaces documentaires ou outils de suivi accessibles, avec un test sur des exemples représentatifs.
LIMITES
Automatiser sans masquer l'incertitude.
La qualité d'extraction dépend des formats reçus. Toute information absente ou incertaine doit être signalée pour contrôle plutôt que complétée artificiellement.
INFORMATIONS TRAITÉES
Des données limitées au parcours utile.
CE QU'ON MESURE
Indicateur défini au cadrage selon votre fonctionnement réel.
Indicateur défini au cadrage selon votre fonctionnement réel.
Indicateur défini au cadrage selon votre fonctionnement réel.
Indicateur défini au cadrage selon votre fonctionnement réel.
QUESTIONS
Ce qu'il faut clarifier avant d'automatiser.
Le système peut-il lire des PDF et des tableaux ?
Oui, selon la qualité et le format des documents. Le cadrage vérifie les types de fichiers réellement reçus avant de promettre une automatisation.
Et si une information est ambiguë ?
Le système peut signaler l'incertitude et demander une validation au lieu d'inventer une réponse.
Quels types de pièces jointes peuvent être traités ?
Des PDF, tableurs, plans ou autres documents peuvent être examinés si leur format et leur qualité le permettent. Le cadrage se fait sur des exemples réels.
DIAGNOSTIC WYNEA
Votre cas ne doit pas ressembler à une démo générique.
Décrivez votre fonctionnement. Le diagnostic sert à confirmer si cette solution est réellement pertinente.